Perché per ottenere una trasformazione digitale serve la consapevolezza di tutta l’organizzazione

Di recente ho ascoltato un podcast di Gartner in cui viene intervistato Malcolm Gladwell e nel quale si dice chiaramente che non sempre le tecnologie vengono usate per gli scopi che si pensava per loro all’inizio e anche che il processo di adozione è spesso sorprendentemente lungo rispetto al valore all’apparenza ovvio di certe soluzioni.

A partire da questo spunto sono tornato a pensare, una volta di più, a quanto a volte può essere difficile applicare una business transformation nelle organizzazioni e non ho potuto fare a meno di riflettere nuovamente sull’importanza della comunicazione interna e del coinvolgimento delle persone per realizzare progetti utili e, di conseguenza, anche di successo.

Immagine tratta da https://connecteam.com/

LA TECNOLOGIA: TROPPO NEUTRA? TROPPO RICCA? O SOLO POCO NOTA?

La tecnologia oggi offre un repertorio di soluzioni quasi illimitato che si possono però ricondurre a due famiglie:

Tecnologie abilitanti senza dei casi di utilizzo necessariamente predefiniti, come l’intelligenza artificiale o gli strumenti di collaborazione
Suite di tecnologie destinate in modo verticale all’HR, al marketing, alla creatività, alle vendite etc.

Nel primo caso “giochiamo” con dei mattoni molto potenti ma dobbiamo dare loro una forma che deve essere sensata per l’organizzazione in cui ci troviamo a lavorare, risolvendo problemi, creando opportunità e guardando avanti senza spingersi però così tanto oltre all’attualità da non essere chiari.

Nel secondo caso invece ci troviamo sempre più spesso davanti a un’offerta che si propone come soluzione a 360 gradi per tutti i mali ma che inevitabilmente si sovrappone con processi e strumenti che esistono già nell’organizzazione.

In entrambi i casi la conoscenza di quello che esiste già e di quello che invece si può creare deve essere chiara nell’organizzazione.

Spesso invece a progetti molto avviati si scopre che un certa tematica è già gestita in modo efficace da qualche altra aziendale, oppure a fronte di un insuccesso più o meno parziale di un’idea si abbandona tutto senza individuare altre casistiche in cui la stessa tecnologia può essere vincente.

LA TECNOLOGIA SERVE ANCHE DOVE MENO LO SI PENSA

Uno dei motivi per cui è fondamentale fare conoscere a tutte le aree dell’organizzazione quali nuovi modi di lavorare e quali nuovi strumenti abbiamo in casa o possiamo acquisire è che spesso questi possono essere molto utili dove meno lo si pensa.

Prendiamo come esempio l’intelligenza artificiale o la RPA (Robotic Process Automation): al di là degli usi più eclatanti questo genere di tecnologie possono rendere migliori con l’automazione molti ambiti amministrativi e produttivi in cui le persone fanno ancora molte attività manuali a basso valore aggiunto, in continuità con un modo di lavorare che è rimasto analogo per decenni.

Simile è il caso degli strumenti di collaborazione: avere dei file condivisi modificati da tutti senza scambi di email e continue stampe può fare risparmiare tempo ed errori con semplici interventi.

Quello che voglio sottolineare è che sempre più spesso ciò che serve è già in azienda e semplicemente non è noto.

RACCONTARE STORIE DI SUCCESSO

Come si fa allora a sfruttare al massimo la tecnologia e i nuovi modi di lavorare che questa permette?

Bisogna comunicare.

Bisogna raccontare storie di successo e farle circolare all’interno dell’organizzazione per mettere più persone possibile al corrente delle opportunità, non con fredde comunicazioni generali ma con l’esempio di situazioni reali dove vere persone mostrano come la propria quotidianità è cambiata in meglio.

Bisogna costruire uno storytelling efficace per garantire che il management sostenga e incentivi lo sforzo necessario a diffondere davvero una cultura nuova e un diverso modo di lavorare. Storie con un fondamento e non solo fuochi d’artificio, come scrivevo già 5 anni fa.

Bisogna comunicare molto per creare il giusto clima culturale e la chiarezza di obiettivi e di valori che permettono di avere davvero tutte le persone “a bordo” della trasformazione e quindi di permettere un uso corretto anche della tecnologia che abilita quello che oggi viene definito “future of work”.

Bisogna infine far diventare chiaro dove sono le competenze utili ai vari casi per rendere più facile trovare le persone adatte ad aiutare i colleghi, sia che esista un dipartimento dedicato sia che ci sia una modalità più distribuita di gestione dell’innovazione.