C’è un aspetto che credo sia spesso trascurato nelle organizzazioni italiane di tutte le dimensioni, la comunicazione interna e in generale la circolazione delle informazioni all’interno dell’azienda.
La mia ovviamente è una brutale generalizzazione, tuttavia credo che la sensibilità su questi temi non sia altissima, soprattutto vedendo la rarità con cui vengono trattati ad alto livello.
La cosa diventa ancora più vera quando ci spostiamo sul terreno dei software collaborativi, quell’Enterprise 2.0 di cui mi sono già occupato per sottolineare come se le persone non sono pronte a livello di mentalità ogni strumento sia inutile.
Siccome sapete che mi piace essere molto concreto vorrei provare a proporre soluzioni e spunti nello spazio breve di un post, mentre per altre considerazioni sulle reti sociali e le aziende vi rimando a questo post.
Prima di tutto le persone per condividere delle informazioni devono avere una forma di gratificazione che le spinga a fare quello che altrimenti potrebbero ritenere un lavoro in più inutile, se non perfino una perdita di quel potere che deriva dalla convinzione di essere gli unici a sapere qualcosa.
Dunque un primo punto è quello di coinvolgere coloro che sappiamo essere predisposti alla sperimentazione e ad un modo più logico di lavorare, in maniera che qualcuno inizi a popolare un contenitore con delle informazioni rese disponibili a tutti. Per queste persone il motore motivazionale sarà la voglia di sperimentare e di costruire qualcosa di nuovo.
Il contenitore di partenza non deve essere troppo complesso né troppo pieno di cose, per non scoraggiare da subito l’adozione.
Questa prima base sarà necessaria per poi avere il committment dei vertici aziendali, che d’altra parte devono pur vedere qualcosa di tangibile per rendersi conto realmente delle potenzialità, favorendo poi la diffusione a tutte le aree.
L’altro aspetto chiave è quello di far sì che tali strumenti non siano una fonte di impegno in più ma piuttosto una semplificazione dei compiti grazie percorsi più logici e alla possibilità di intervenire in modo efficace.
In più nel momento in cui c’è un unico luogo dove trovare certe informazioni che ci servono per un flusso di lavoro diventa subito evidente il danno del mancato inserimento del proprio contributo da parte di un anello, oltre che più chiara la concatenazione che ciascuno ha con gli altri.
Infine è bene ricordare che un sistema davvero funzionante prevede dei contributi da parte dei suoi membri: un semplice luogo di archiviazione non favorisce la diffusione dell’informazione e ci sono molti modi di gestirlo altrimenti.
Le informazioni devono invece essere commentabili e, secondo livelli diversi di permessi, anche migliorabili grazie ai contributi delle varie persone.
Sembra tutto molto difficile ma se si superano le resistenze e i dubbi della prima ora poi il problema sarà davvero quello di moderare la voglia di partecipazione.
Avete qualche esperienza da raccontare in materia?
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